Heldere e-mails schrijven

Hoe schrijft u een e-mail die uw collega of klant doet glunderen? En zo de actie uitlokt die u verwacht?

Herkent u een van deze:

• Snapt uw e-mailontvanger niet wat u bedoelt?
• Doet hij niet wat u verwacht?
• Schiet uw mailtje soms in het verkeerde keelgat?

Twijfel dan geen seconde en schrijf u nú in voor deze dagtraining (die bestaat uit een ochtend- en middagsessie).

Na afloop hebben uw e-mails een metamorfose ondergaan:

• Uw lezer ziet in één oogopslag wat u bedoelt.
• Hij doet meteen waartoe u oproept.
• Hij beantwoordt bij een volle mailbox éérst uw e-mail.

Voor al wie met mailt.

Met 'echte' klanten of met interne klanten (collega’s). Dus voor:

• interne commerciële medewerkers
• externe commerciële medewerkers
• management assistants
• klantendienst-medewerkers
• marketingmensen
• human resources-collega’s
• administratieve aanspreekpunten

Waarover gaat deze workshop niét?

Over mailprogramma’s, spelling en massamailings.

Uniek! Meteen aan de slag

Nog niet goed en wel plaatgenomen of u slaat al aan het mailen. Want u schrijft een eigen e-mail aan de hand van een korte briefing door de docent. Die verzamelt razendsnel de werkstukken van u en uw medecursisten, en bundelt ze anoniem.

Met dit pakje real life-voorbeelden gaat u de rest van de dag stap voor stap aan de slag. Zo krikt u ook uw eigen mail gaandeweg op tot een klantvriendelijk meesterwerkje.

• ?Breng dus uw laptop mee.

Talloze voorbeeldmails

U krijgt talloze (minder goede) voorbeeldmails uit diverse sectoren voorgeschoteld – zowel bedrijfsexterne als -interne. Samen ontdekt u waarom ze ook u afstoten. En vervolgens hoe u zelf niet in die val trapt.

Komen aan bod:

• Bevrijd u van wat u op school hebt geleerd.
• Spreek de ontvanger niet te familiair en niet te formeel aan.
• Val met de deur in huis.
• Herformuleer de vraag.
• Ga in dialoog.
• Structureer van ‘need to know’ naar ‘nice to know’.
• Zet de lezer centraal, niet uzelf.
• Maak uw e-mail scanbaar.
• Plezier de luie lezer.
• Dwíng om minstens de hoofdzaak te lezen.
• Roep succesvol op tot actie.
• Gebruik een uniform actieteken.
• Kort uw e-mails in.
• Vermijd verwarring.
• Neem nooit iets voetstoots aan.
• Gebruik extra witruimte in uw voordeel.
• Nummer deelonderwerpen of -vragen.
• Stel de verzending automatisch één minuut uit.
• Tease met uw onderwerpregel.
• Schrijf zoals u spreekt.
• Lees uw mail hardop, schrik, en corrigeer.
• Sluit op een originele, maar beleefde manier af.
• Leer slecht nieuws brengen.
• Vermijd overbodige mails.

Een lach en een traan

Beloofd: traantjes zullen er niét vloeien. Maar gelachen zal er wel worden: daarvoor zorgt uw docent wel. Want een kwinkslag doet wonderen om iets te onthouden én de dag voorbij te doen vliegen.

Vragen staat vrij

Bang voor een monoloog, die zich van slide tot slide voortsleept?

Dan hebben we goed nieuws, want in deze workshop staat vragen vrij. Onderbreek de docent zo vaak u wilt: hij volgt zelf zoveel liever een kronkelend weggetje door de velden dan een saaie autostrade. Al slaagt hij er toch altijd in om de leerelementen gestructureerd over te brengen.