Efficiënt vergaderen en overleggen, ook online

Overleg is de hoeksteen van elke organisatie. Toch is het niet altijd eenvoudig dit overleg doeltreffend en tijdsefficiënt te laten verlopen. Vaak blijft men na een vergadering met een ontevreden gevoel zitten. Deze training wenst u een aantal belangrijke inzichten te geven in het vergaderproces. Zo haalt u het maximum uit uw vergadering.

Leidinggevenden en medewerkers die regelmatig in een formeel overleg werken.

Voorbereiding

• Invullen van een vragenlijst (ervaren en gewenste scores)
• Agenda van een reële recente meeting en verslag vooraf doormailen naar de trainer

Sessie 1:

• Energievreters in een vergadering fysiek of online + de resultaten van de enquêtesDe pijlers van een vergadering
• De opmaak van de agenda
• Het verslag vs. de opvolgingstabel
• Tips en tricks ivm samenstelling, timing, efficiëntie en aangehaalde energievreters

Methode:

Deelnemers inventariseren in subgroepjes hun energievreters en geven bij de andere groepjes verbetervoorstellen

Doelen en methodieken voor de agendapunten van een reële meeting leren verwoorden en remake van een agenda in een nieuwe template

Sessie 2:

• Ervaringsuitwisseling van recente vergaderingen tussen sessie 1 en 2
• Rollen en Relatiehoudingen in een vergadering: de houding en de (on)zichtbaarheid hiervan
• Verschillen tussen fysiek vergaderen en online vergaderen
• Do’s en don’ts tijdens online vergaderingen ivm vergadercomfort, interactieafspraken, breakoutrooms, chatten, delegeren van opdrachten en opvolging hiervan

Methode:

• vooraf vragenlijst invullen en doormailen over een moeilijke collega in een vergadering
• Rolverdeling in een meeting bekijken opdat iedere deelnemer een actieve rol kan opnemen
• Ervaringsuitwisseling ivm online vergaderen
• SMART-techniek inoefenen
• Principes van delegeren