Dynamisch vergaderen

Overleg is de hoeksteen van elke organisatie. Er wordt bijna dagelijks vergaderd en toch wordt er weinig aandacht aan besteed. Het is niet altijd eenvoudig uw overleg doeltreffend en tijdsefficiënt te laten verlopen. Vaak blijft men na een vergadering met een ontevreden gevoel zitten of wordt ze vaak nutteloos gevonden. Dan zijn de deelnemers na afloop geïrriteerd omdat de vergadering niets heeft opgeleverd.

Dynamisch en effectief vergaderen hoeft echt niet ingewikkeld te zijn. Deze training geeft u een aantal belangrijke inzichten in het vergaderproces om het maximum uit uw vergadering te halen.

De deelnemer is in staat:

• om zelfstandig een vergadering voor te bereiden
• om de doelstellingen van een vergadering SMART te bepalen en beschrijven
• samen met de notulist de format van de notulen te bepalen
• een agenda op te stellen en de juiste mensen te laten uitnodigen
• de vergadering te leiden, het gesprek te faciliteren met focus op de te behalen doelstellingen
• alle deelnemers, ook de iets moeilijkere, gepast te betrekken bij de vergadering
• empathisch te luisteren naar de standpunten van alle deelnemers
• om te gaan met conflicten.
• deelnemers te inspireren en motiveren
• de notulist te ondersteunen voor, tijdens en na de vergadering
• een verslag te laten opmaken conform de agenda en de regels waaraan notulen moeten voldoen
• de gemaakte afspraken op te volgen
• alle aangeleerde technieken toe te passen in live en/of online vergaderinge.

Projectleiders, leidinggevenden en hun teamleden

Zeer interactieve en participatieve aanpak.

Elk gedeelte theorie wordt besproken, geanalyseerd en praktisch toegepast in rollenspelen en cases.

Het geven van feedback aan elkaar gebeurt in een open, constructieve en veilige omgeving.

De deelnemer maakt een eigen individueel werkplan.

De deelnemers worden uitgenodigd om ‘cases’ uit het eigen werkveld aan te brengen.

Bijsturingen in functie van de veranderende situatie zijn op aanvraag van de deelnemers mogelijk.

• Vergaderen kost geld
• Wat is een vergadering en wat is het niet?
• Waarom vergaderen we (of niet)
• Soorten vergaderingen volgens doelstellingen
• Het belang van de voorbereiding onderkennen en toepassen
• Het opmaken van een agenda en het correct inschatten van een timing
• Hoe formuleer ik SMART doelstellingen voor mijn vergadering?
• De uitnodiging: Hoe maak ik die concreet en uitdagend?
• Het belang van goede notulen en de verschillende methodes van opmaak volgens doelstellingen
• De rol van de voorzitter
• Bewustwording en inzicht in benodigde competenties van de voorzitter
• Hoe de rol van een voorzitter optimaliseren?
• Ben ik een leider of een lijder?
• Hoe bewaak ik het evenwicht tussen het product, het proces en de procedure?
• Hoe vergroot ik de betrokkenheid bij de vergadering?
• Creativiteitstechnieken
• De interactie met de deelnemers
• Hoe hou ik de regie tijdens de vergadering?
• Ijzeren vuist in een fluwelen handschoen?
• Omgaan met ‘moeilijke’ deelnemers
• Ben ik een facilitator, een animator en een leider?
• De verschillende ‘soorten’ deelnemers en de effectieve aanpak van gedrag
• Welke stoel krijgt elke deelnemer en waar staat die stoel?
• Wat doe ik met stoorzenders? Wat doe ik met laatkomers?
• Feedback geven en krijgen
• Hoe maken wij een vergadercontract?
• Notulen
• Het belang van goede notulen
• Hoe zie de perfecte interactie tussen de voorzitter en de notulist er uit?
• Soorten verslagen in functie van de doelstellingen
• Taken van de notulist voor, tijdens en na de vergadering en de verantwoordelijkheid van de voorzitter hierin
• Mijn persoonlijke checklists
• Leren uit fouten